12 เคล็ดลับการใช้งาน GOOGLE DRIVE อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดระเบียบชีวิตเป็นสิ่งที่ดี ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ บล็อกเกอร์ โค้ช หรือนักออกแบบ การมีไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ยุ่งเหยิงมากเกินไปอาจจะไม่ใช่เรื่องที่ดีนัก เพราะอาจจะขัดขวางไม่ให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ หากมีเครื่องมือที่ช่วยให้ดำเนินชีวิตและการทำงานง่ายขึ้นก็คงจะดีไม่น้อย

 

Google Drive สามาาถช่วยคุณจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย 15 GB คุณลักษณะการสำรองข้อมูล และความสามารถในการแชร์ คุณสามารถมี PDF สไลด์ รูปภาพ คลิปเสียง และภาพยนตร์ได้ในที่เดียว และสร้างเอกสาร งานนำเสนอ สเปรดชีต แบบฟอร์มสำรวจ และภาพวาดในไม่กี่นาที ต่อไปนี้เป็น 12 เคล็ดลับการใช้งาน Google Drive อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ชีวิตและการทำงานง่ายขึ้น

 

1. เข้าถึง Google Drive แบบออฟไลน์

อยู่ในพื้นที่ไม่มีอินเทอร์เน็ตก็ไม่มีปัญหา คุณสามารถตั้งค่า Google Drive ให้ซิงค์กับไฟล์ของคุณเมื่อคุณเชื่อมต่อกับ wifi อีกครั้ง หากคุณทำงานขณะนั่งเครื่องบินหรืออยู่ในที่ที่สัญญาณไม่ค่อยดี เพียงไปที่การตั้งค่าและตรวจสอบคุณสมบัติการซิงค์

 

2. แชร์ไฟล์แต่ควบคุมการเข้าถึง

Google Drive ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น โดยการแบ่งปันไฟล์ เพียงเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ และที่มุมบนขวาคุณสามารถเลือกได้ระหว่างการรับลิงก์ที่แชร์ หรือเชิญผู้อื่นให้เข้าถึงรายการ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุการอนุญาตของผู้ใช้เพื่อดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็น

 

คุณยังสามารถกำหนดระยะเวลาที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งจะสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ คลิกที่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงและเลื่อนเมาส์ไปไว้ทางด้านขวาของที่อยู่อีเมล เพื่อแสดงไอคอนนาฬิกา จากนั้นเลือกวันที่และเวลาหมดอายุ

 

3. ใช้ Google Drive เพื่อส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่

Gmail ไม่สามารถส่งไฟล์แนบที่มีขนาดเกิน 25 MB แต่ถ้าคุณต้องการส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่า เพียงเพิ่มลิงก์ Google Drive ในอีเมลโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกจากไฟล์ในไดรฟ์ของคุณหรืออัปโหลดไฟล์ใหม่ และคุณยังสามารถส่งลิงก์ที่แชร์ได้

 

4. มอบหมายงานให้ผู้อื่นผ่านความคิดเห็น

คุณสามารถแท็กผู้อื่นไปยังส่วนใดส่วนหนึ่งของไฟล์ได้อย่างง่ายดาย และมอบหมายงานให้กับพวกเขา เช่น อ่าน แก้ไข เพิ่มแหล่งที่มา จัดเรียงประโยคใหม่ เป็นต้น ภายในไฟล์ ไฮไลต์ส่วนและคลิกขวาเพื่อเลือกความคิดเห็น (ทางลัด: Command + option + m) จากนั้นแท็กบุคคลที่ต้องการโดยพิมพ์ "+" พร้อมชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น บุคคลนั้นจะได้รับอีเมลเกี่ยวกับการสนทนานี้

 

5. ใช้เทมเพลต

หากคุณใช้ไฟล์ประเภทเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก หรือหากคุณต้องการความสม่ำเสมอในการสร้างไฟล์ ให้ลองใช้เทมเพลตจากหน้าแรก ให้เลือก ใหม่ และเลื่อนลงไปที่ประเภทไฟล์ที่คุณเลือก แล้ววางเมาส์เหนือลูกศรเพื่อแสดง "เอกสารเปล่า" หรือ "จากเทมเพลต" เลือกอันหลังและจากที่นี่คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่ Google Drive ให้มาหรือคุณสามารถสร้างของคุณเองได้

 

6. ใช้คุณสมบัติ OCR

Google Drive ช่วยให้คุณสามารถรับข้อความจาก PDF หรือรูปภาพ แล้วแปลงเป็น Google เอกสาร ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ทุกอย่างด้วยมือ เพียงอัปโหลดไฟล์ .jpg, .gif, .png หรือ PDF จากนั้นคลิกขวาเพื่อเปิดไฟล์โดยใช้ Google เอกสาร อย่าลืมใช้ไฟล์ความละเอียดสูงที่มีข้อความจากซ้ายไปขวาและบนลงล่าง

 

7. ติดดาวไฟล์และโฟลเดอร์

หากคุณมักเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์สำคัญเดียวกันเป็นประจำ ให้เลือก "ติดดาว" ไฟล์และโฟลเดอร์เหล่านั้นเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วเลือก "เพิ่มดาว" จากนั้น คุณสามารถดูรายการที่ติดดาวทั้งหมดของคุณได้อย่างรวดเร็วผ่านเมนูแถบด้านซ้าย

 

8. ค้นหารูปภาพหรือ PDF โดยใช้คำสำคัญ

คุณลักษณะการค้นหาของ Google Drive มีประสิทธิภาพมากจนคุณสามารถค้นหารูปภาพหรือไฟล์ที่สแกนได้โดยใช้คำสำคัญเท่านั้น เช่น หากคุณมีรูปภาพของสะพานโกลเดนเกต คุณสามารถค้นหารูปภาพของสะพานและไฟล์ใดๆ ที่มีข้อความโดยไม่มีชื่อไฟล์ที่อธิบายว่ามันคืออะไร

 

9. ใช้การค้นหาขั้นสูง

หากคุณกำลังมองหาไฟล์เฉพาะที่มีคำหลักที่อาจพบได้ในหลายไฟล์ ให้ลองใช้คุณลักษณะการค้นหาขั้นสูง คุณสามารถกรองตามประเภทของไฟล์ เจ้าของ ตำแหน่ง วันที่แก้ไข แชร์กับ ฯลฯ เพียงคลิกที่ปุ่มลูกศรลงที่อยู่ด้านขวาสุดของแถบค้นหา

 

10. แนบไฟล์กับกิจกรรม Google ปฏิทิน

คุณสามารถสร้างกิจกรรมและแนบไฟล์ประกอบเพื่อแชร์กับผู้เข้าร่วม คุณสามารถใส่บทสรุปสำหรับการประชุม โครงร่าง สเปรดชีต สไลด์ เวิร์กบุ๊ก ฯลฯ เพียงเปิดกิจกรรมแล้วคลิก "เพิ่มไฟล์แนบ" เลือกไฟล์ที่คุณมีใน Google Drive หรืออัปโหลดไฟล์ใหม่

 

11. ติดตามกิจกรรม Google Drive และเวอร์ชันไฟล์

เนื่องจากคุณกำลังแชร์ไฟล์กับผู้อื่น การติดตามการเปลี่ยนแปลง การอัปเดต และกิจกรรมอาจเป็นประโยชน์อย่างมาก คุณสามารถตรวจสอบการแก้ไข ความคิดเห็น การแชร์ ฯลฯ ของไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้โดยคลิกไอคอนดูรายละเอียดที่ด้านบนขวา (วงกลมที่มี "i" ตรงกลาง) คุณยังสามารถเข้าไปภายในเอกสารที่ต้องการแล้วเลือกไฟล์ เลือกประวัติเวอร์ชัน แล้วคลิก "ตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบัน" หรือ "ดูประวัติเวอร์ชัน" จากที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าหรืออัปโหลดไฟล์เวอร์ชันใหม่ได้

 

12. ใช้โทรศัพท์บันทึกไฟล์และรูปภาพไปยัง Google Drive

ติดตั้งแอป Google Drive และอัปโหลดไฟล์จากโทรศัพท์หรือบันทึกรูปภาพที่คุณถ่ายลงในบัญชีไดรฟ์ของคุณ แน่นอนว่าการดำเนินการนี้จะซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงรายการต่างๆ ได้ทุกเมื่อที่คุณอยู่ใน Google Drive

 

หากคุณกำลังบันทึกรูปภาพที่มีข้อความ อย่าลืมว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะ OCR ของ Google เพื่อแปลงเป็น Google เอกสารได้อย่างง่ายดาย

 

นอกจากนี้ Google Drive ยังทำงานร่วมกับเครื่องมือและแอปอื่นๆ นอกเหนือจากผลิตภัณฑ์ของ Google (Gmail, Google Keep, Google ปฏิทิน ฯลฯ) เช่น Slack, Asana, Trello, Evernote และอื่นๆ เพื่อเพิ่มความสะดวกให้กับชีวิตประจำวันและกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ 

ที่มา: Wynnsoft Solution สร้างโอกาสให้คนรู้จักสินค้าและบริการแบบก้าวกระโดด ด้วยการสร้างเว็บไซต์ที่ Wynnsoft Solution เรามีเว็บไซต์ให้เลือกหลากหลายรูปแบบ เรารับทำเว็บไซต์โรงแรม รับทำเว็บไซต์ขายของ ไปจนถึงเว็บไซต์สำเร็จรูป WordPress ระบบใช้งานง่าย ดีไซน์สวยงามตรงตามความต้องการ ไม่ทิ้งบริการหลังการขาย